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安全な情報管理のために

もう使わないけれど、処理が難しい機密文書を抱えている企業はたくさんあることでしょう。そういった経営者におすすめなのが、機密文書処理の業者に依頼することです。業者は機密文書を溶解という方法で完全に抹消します。業者によっては、処理後に再生紙としてのリサイクルまで行うので、環境にも配慮できて一石二鳥です。

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システム

環境にやさしい文書廃棄

会社の情報を守る文書廃棄法として、シュレッダー処理はよく用いられています。しかし、シュレッダー処理は手間がかかり、大量のゴミも出ます。手間がかからず、環境にもやさしい文書廃棄を実行するためには、機密文書処理業者に委託するのがお勧めです。

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PC操作

会社の書類をリサイクルへ

一頃、会社の書類の多くが古紙回収に回されていました。しかし、このやり方は、情報が洩れる危険性があります。情報が漏れないようにして、確実に文書廃棄をするためには、機密文書処理の専門業者に委託することがお勧めです。業者に頼めば、封印した書類を迅速に処理してくれます。

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男性

専門業者に依頼すべき

機密文書の処理は専門業者に依頼するのがおすすめです。専門業者ならば機密性に配慮して処理してくれますし、手間要らずであることが多いためです。選ぶときもまず機密性と手間を考慮し、その後コストを考えて選びましょう。

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女性

文書を簡単に廃棄する

需要度の高い文書を廃棄処理する際は、注意が必要です。機密文書などを廃棄する時は、文書処理の専門業者に委託することがお勧めです。ファイル付きの文書も引き取ってくれるので、手間がかからず、しかも、スピーディーに処理してくれます。その上、費用も安いので、多くの会社が利用しています。

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文書廃棄の準備

男性

回収の手順

企業内では、年間に幾度も忙しい時期があります。決算時期などはその最たるものでしょうか。その次に慌ただしいのは、文書の一斉廃棄の時期と言えましょう。企業内で保管する文書は、保管期間が定められています。そのため、毎年、大量の文書が廃棄処理に回るのです。その廃棄方法は、全社の不要文書を一か所に集めるところから始めます。その中には、一般文書は勿論、機密文書や重要文書も含まれています。特に注意が必要な文書には、赤マークを付けるなどして、その重要度が分かるようにして送り込まれます。一か所に集められた文書は、殆どがファイルに入れられたり、ホチキス止めされています。一頃は、これらの金具類を全部外していましたが、現在はその必要はありません。現在の機密文書処理業者は、金具やクリップ類が付いていても、そのまま引き取ってくれるのです。集められた文書を梱包するのは一苦労と思われますが、その作業も機密文書処理業者の方で行ってくれます。機密文書処理業者は、専用の封筒や段ボール箱を用意していて、その場で梱包、封印をしてくれるのです。封印をする意味は、再び開封されることがないと言う証明になります。そのように梱包された文書類は、翌日には、溶解処理工場に送られ、原形が分からないまでに溶かされてしまいます。溶解処理が終了した後には作業報告の証明書も発行されます。この方法は、現在、最も確実な機密文書処理の方法とされています。